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La ilusión de la Gestión del Tiempo

Tiempo: “El ayer ya pasó. El mañana no ha llegado. Solo tenemos el presente.” – Madre Teresa de Calcuta

Vivimos inmersos en un mundo donde la velocidad es un valor supremo y donde reina la cultura de que el tiempo no nos alcanza, y es nuestro enemigo… Transformándose todo esto en el eje de nuestras vidas.

El concepto de tiempo es un convencionalismo, un concepto al cual ha llegado la mayor parte de la sociedad.

La preocupación por manejarlo eficazmente ha sido una constante en la historia del ser humano, el que fue definido de diversas maneras por muchos pensadores, en un intento de querer controlarlo.

Según Aristóteles el tiempo es “ la medida del movimiento según el antes y el después”. Para él si nada ocurría, no había tiempo.

Asimismo existen dos tipos de formas antagónicas de verlo:

1) El anglo-europeo o lineal, (through time). El mismo se segmenta, se usa, se gasta, se pierde. Hoy en las grandes ciudades utilizamos este tiempo, que surgió en la época pre-industrial. El individuo está fuera de la línea de tiempo. Tiene que atravesarla.

2) El tiempo arábigo u oriental (in time): es la manera de percibir el tiempo de los árabes, orientales y el estilo de los latinos en general. Cuando el individuo está “In time”, el tiempo es lo que transcurre. La persona se sitúa dentro del tiempo y lo percibe como lo que va ocurriendo, ejemplo – ..” cuando esté listo tendremos la reunión. Ni antes ni después.” La persona “in time ” está asociada al presente. Lo que le importa es lo que le sucede aquí y ahora.

A las horas que transcurren las llamamos tiempo externo y a la vivencia de ese tiempo que nos parece un instante o una eternidad la llamaremos tiempo interno.

“La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo”.

Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo.

Hay 24 horas al día, cada hora dura 60 minutos y cada minuto 60 segundos, para todos los habitantes de la tierra.

Lo que se gestiona no es el tiempo, sino las tareas que puedo hacer en ese tiempo, las acciones que puedo llevar a cabo, para optimizarlo y lograr ser más eficaces.

La vida del abogado conlleva tener que estar pendiente del reloj y del calendario de forma constante. Plazos, vistas, clientes, escritos, visitas, y un largo etcétera constituyen un sinfín de tareas que la mayoría de ocasiones se acumulan y nos hacen caer en el agobio permanente y el estrés de no llegar a todo.

Entonces , ¿que pasaría si comenzamos a ver el tiempo como un aliado? ¿Cambiaría nuestra día? ¿Seriamos más felices?

Existen varias creencias que nos limitan a la hora de administrar nuestro tiempo eficazmente: 1) Creencia de la actividad: “El abogado/a más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad… para no llegar a ninguna parte.

2) Creencia del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, es mejor”.

No se delega, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos de trabajo, desmotivando al equipo de trabajo.

3) Creencia de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide nunca.

Esto está muy relacionado con la procrastinación, o postergación de las tareas que muchas veces se debe a un excesivo perfeccionismo.

4) Creencia del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas diarias”.

Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor, lo que trae como consecuencia el cansancio que nos provoca actuar de esta forma, ya que trabajar más horas no es una estrategia válida para administrar eficazmente nuestro tiempo, porque perdemos el foco y tareas que podemos terminar en dos horas, nos pueden llevar días para culminarlas.

5) La creencia de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al abogado/a: se le echa encima”.

El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones, cuando en realidad sería mucho más sencillo tomar el tiempo como un aliado.

¿Y dónde está la clave para poder administrarlo mejor?

La clave está en la planificación. Planificar nuestro tiempo y convertirlo en nuestro aliadado.

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tardará en reinar el caos”.

Victor Hugo

La planificación es el remedio más simple y económico que tenemos para poder administrar mejor nuestro tiempo y volvernos más eficaces.

Consiste en establecer previsiones, de cara a alcanzar los objetivos deseados, en lugar de limitarse simplemente a reaccionar ante los sucesos o las circunstancias que se vayan presentando. Es la persona quien debe dirigir su trabajo, y no el trabajo quien la arrastre.

Por otro lado, la falta de planificación nos sitúa en una paradoja: no se planifica porque no se tiene tiempo, pero no se tendrá más tiempo si no se planifica.

Resulta importante planificar lo que es importante para mí, lo que le da sentido a nuestra vida, lo que le da sentido a nuestra profesión.

Para ello una herramienta muy valiosa es la matriz del tiempo que ha sido diseñada por Stephen Covey. (1)

(1) Siete hábitos de las personas altamente eficaces de Stephen Covey.

Dicho autor nos comparte este cuadro en el cual nos vamos a mover sobre 4 cuadrantes:
1) lo urgente e importante.
2) lo importante y no urgente.
3) lo no importante y urgente.
4) lo no importante y no urgente.

¿Cómo se interpreta la matriz según Covey?

Debemos planificar lo que es importante y no urgente para nuestros objetivos profesionales, ubicados en el cuadrante 2. Esto es lo que le da sentido a nuestra profesión, lo que nos provoca bienestar y así vamos a vivir el día a día, con muchas menos urgencias, ubicadas en el cuadrante 1, que nos lleva a vivir con estrés permanente y con actitud de bomberos, apagando incendios las 24 horas del día.

También debemos delegar todo lo que se encuentra en el cuadrante 3, por ejemplo aquellas llamadas que no sean urgentes que las puede atender otra persona.

Y con respecto al último cuadrante el 4, debemos eliminarlo, en él se encuentran los emails no importantes, los chats, redes sociales, los ladrones del tiempo, y es muy importante aprender a identificarlos, ya que una vez detectados podemos trabajar en la planificación.

Existen ladrones del tiempo externos: excesivo flujo de papeles, teléfono, chat, Facebook ,Twitter, YouTube, mirar la televisión, reuniones innecesarias, fallas de comunicación, etc.

Y los ladrones del tiempo internos: no escuchar, socialización excesiva, dejar cosas para después, indecisión, poca asertividad, incapacidad para decir “no”, falta de autodisciplina, falta de prioridades, falta de planes, objetivos no claros, intentar hacer muchas cosas a la vez, falta de habilidad y conocimientos, etc.

Reflexionando sobre la matriz del tiempo, pudiste darte cuenta ¿en que cuadrante de desempeñas con mas frecuencia? ¿Y que te gustaría cambiar para ser mas eficaz?

Quizas si tomamos conciencia de que cada segundo que pasa ya no lo recuperaremos mas y logramos planificar lo que para nosotros es importante, convirtiendo el concepto de tiempo, en una invitación a entregamos al mismo con, flexibidad y apertura, el mismo se convertirá en nuestro aliado, porque podremos tomar decisiones creativas que nos aseguren mayor probabilidad de acierto, trayéndonos bienestar a nuestra vida personal y profesional.

Dubini Silvina Laura
Abogada
Coach Ontológico Profesional

Jose S.

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