AXON TRAINING¿Te interesa mejorar tu productividad y gestionar efectivamente tu tiempo?
En este artículo encontrarás una interesante y efectiva técnica de CINCO (5) pasos para gestionar tu tiempo y mejorar tu productividad de manera exponencial.
Me encontré con la técnica Pomodoro en un momento personal de mucha confusión y estrés.
Hasta ese momento había sido una de esas personas que se sientan frente al computador y se dejan absorber por el trabajo a tal punto que no me tomaba un receso ni siquiera para ir al baño.
De hecho, muchas veces comía junto a mi ordenador sin dejar de atender a mis labores.
Una perfecta exigente, implacable y desconsiderada conmigo misma.
Bueno, la cuestión es que cuando llegué al límite, el cuerpo y la mente fueron los que me exigieron parar y no me dieron alternativa.
Entonces, tuve tiempo para reflexionar y hacer elecciones distintas de las que hasta ese momento había hecho, incluyendo buscar herramientas que me ayudaran a avanzar a un nuevo ritmo, de manera constante, reaprendiendo, descansando y evitando caer en la procrastinación y la desesperanza.
¿Has escuchado esa frase que dice: un día a la vez?
Bueno… Pues en mi caso se convirtió en un Pomodoro a la vez.
¿Cómo nació la técnica Pomodoro?
Esta sencilla, pero efectiva técnica fue creada por Francesco Cirillo, en la década de los ochenta y nació de su propia necesidad de mejorar su productividad, eliminar distracciones y deshacerse de la confusión en sus años universitarios.
Como él mismo relata en su libro: “The Pomodoro Technique”
Un día, luego de observar a sus compañeros y a sí mismo, se dio cuenta de que la gran cantidad de distracciones e interrupciones y el bajo nivel de motivación y concentración eran la causa de la confusión que sentía.
Con esta idea en mente, se preguntó:
¿Puedes estudiar, realmente estudiar, durante diez minutos?
Así que, apostó consigo mismo lo dicho y para lograr una validación objetiva fue en busca de un testigo y lo único que pudo encontrar fue un temporizador de cocina con forma de Pomodoro (tomate en italiano).
Entonces, empezó las pruebas, no ganó la apuesta de inmediato, pero le dedicó tiempo y esfuerzo hasta que por fin lo consiguió.
Y fue este pequeño primer paso el que lo llevó a investigar más a fondo, medir sus resultados y aplicaciones, para finalmente crear la técnica Pomodoro.
¿Cuáles son sus beneficios?
Según estudios realizados por su creador esta sencilla técnica no solo te ayudará a gestionar tu tiempo y mejorar tu productividad, sino que al aplicarla, con el tiempo, también lograrás:
- Reducir tus niveles de estrés y ansiedad.
- Mejorar tu capacidad de atención y concentración.
- Optimizar tus habilidades para la toma de decisiones.
- Aumentar tu determinación y constancia a la hora de alcanzar objetivos.
- Reforzar tu confianza personal y autoestima.
Entre otros beneficios que de seguro se manifestarán en el logro de objetivos y metas largamente esperados.
Y ¿En qué consiste esta técnica?
Aunque esta herramienta tiene varios procesos relacionados que se pueden realizar paralelamente al proceso principal, el objetivo de este artículo es que te inicies en la práctica de esta herramienta y des tus primeros pasos, sin sentirte abrumad@.
Por esta razón, hoy te quiero compartir los CINCO (5) pasos básicos de esta ingeniosa técnica de gestión del tiempo y productividad.
PASO UNO. Elige la tarea que vas a realizar.
Lo ideal para trabajar con esta herramienta es que cuentes con una planificación clara de tus actividades diarias, que las hayas priorizado adecuadamente en función de tus metas y objetivos y que basándote esa planificación elijas tu primera tarea.
Sin embargo, para efectos de tu primera experiencia con el Pomodoro y para darle un toque de motivación adicional, te invito a elegir una actividad que hayas estado postergando por mucho tiempo y que aunque consideres importante no haya sido incluida en tu agenda cotidiana.
¿A qué me refiero?
Empieza con esa actividad que hayas estado dejando de lado por las urgencias, las emergencias y las carreras del día a día.
¿Tienes ese curso que compraste llen@ de ilusión, pero que debido a tus “múltiples ocupaciones” no has podido ni mirar?
¿Dejaste a medias tu primer libro de cuentos porque parece no calzar en el “mundo real”?
¿Sueñas con aprender otro idioma, pero no parece “pertinente” en tu cotidianidad?
Pues, para esta práctica será el combustible que necesitas, ya verás que si avanzas un Pomodoro a la vez obtendrás buenos resultados, sin dejar de lado lo demás.
Así que elige esa tarea que “creíste” nunca ibas a completar.
Elabora una lista de las tareas que llevarás a cabo mediante esta técnica para que puedas registrar junto a cada una de ellas el número de Pomodoros que le dediques durante el día.
Incluye tu actividad postergada e imposible en primer lugar y alístate para empezar.
PASO DOS. Programa tu primer Pomodoro.
El Pomodoro tradicional tiene una duración de 30 minutos: 25 minutos para realizar la tarea asignada más 5 minutos de descanso.
Consigue un temporizador ya sea mecánico (el que usas en la cocina) o digital.
Puedes encontrar aplicaciones y contadores en línea muy interesantes y entretenidos para todos los sistemas operativos e incluso muchos de ellos te ayudarán a llevar estadísticas de tu avance en cada tarea.
Yo inicié con una App que efectivamente era un hermoso y suculento pomodoro, sin embargo, tristemente dejó de funcionar y tuve que conseguir una aplicación nueva que funciona de la misma forma, sin embargo, hoy cuando empieza el Pomodoro puedo ver un huevito y cuando termina el Pomodoro nace un dulce pollito.
Esa sola imagen me hace sentir que avanzo en mis tareas.
Programa el Pomodoro por 25 minutos. Y empieza la actividad que seleccionaste.
La unidad básica de tiempo en esta técnica es el Pomodoro y por lo tanto es indivisible. No existe cuarto de Pomodoro o medio Pomodoro; así que si por cualquier razón interrumpes tu Pomodoro deberás anularlo de tu registro y empezar ese Pomodoro de cero.
Antes de darle start a tu temporizador haz un breve compromiso contigo mism@:
“Yo, (tu nombre) dedicaré 25 minutos a esta tarea y no me interrumpiré ni permitiré que me interrumpan.”
PASO TRES. Trabaja en la tarea hasta que el Pomodoro termine.
Sumérgete en la tarea hasta que escuches la alarma. Si en medio de lo que estás haciendo te acuerdas de que debes hacer otra actividad, que tienes un pendiente o que pagar las cuentas, apúntalo en un papel o en tu registro digital para que cuente como una actividad que realizarás después de concluir lo que estás haciendo.
Continúa sin detenerte.
Cuando la alarma del Pomodoro suene después de 25 minutos, significa que debes dejar de hacer lo que estás haciendo, colocar una señal junto a la tarea que estabas realizando (para contabilizar tus Pomodoros) y dar por concluida (momentáneamente) la actividad.
¡Felicitaciones! ¡Lo lograste! Has realizado tu primer Pomodoro, seguramente el primero de muchos.
Ha llegado la hora de darte un breve espacio de recuperación.
PASO CUATRO. Toma un corto receso.
Programa el temporizador para el receso de 5 minutos y desconéctate de lo que estabas haciendo.
Este breve receso te permitirá no solo procesar lo que has estado haciendo hasta aquí, sino que te proveerá de un espacio para dedicarle a tu salud y disipar cualquier tensión o estrés acumulado hasta ese momento.
Durante el receso puedes caminar, hacer ejercicios de estiramiento, ir por un vaso de agua, respirar, ir al baño, cualquier cosa que no requiera de ti un gran esfuerzo mental y más bien te provea de calma y tranquilidad.
Una vez que haya concluido tu receso, programa el siguiente Pomodoro y sigue trabajando de acuerdo con tu planificación.
PASO CINCO. Alarga tu receso cada 4 Pomodoros.
Una vez que hayas completado 4 Pomodoros es importante que tomes un receso más largo, que puede ser de entre 15 y 30 minutos.
Así le darás tiempo a tu cerebro para descansar, retomar energía y asimilar nueva información antes de la siguiente ronda de Pomodoros.
Este receso es la oportunidad ideal para que vayas por una bebida o un bocadillo, realices una rutina de ejercicios y respiración, leas algunas páginas de ese libro que tenías pendiente, revises tus redes sociales, respondas mensajes, hagas alguna breve llamada o realices esos pagos que te tenían inquiet@.
Recuerda. Haz cualquier actividad que te traiga relajación y descanso. Evita seguir enganchad@ en la tarea que realizaste durante tus Pomodoros.
Repite.
Reglas que debes recordar cuando apliques esta técnica:
UNO. Un Pomodoro consiste en 25 minutos de trabajo ininterrumpido más 5 minutos de descanso.
DOS. Después de cumplir con 4 Pomodoros consecutivos tomarás un descanso largo de entre 15 y 30 minutos.
TRES. La unidad de tiempo de este ejercicio es un Pomodoro y este es indivisible.
CUATRO. Si empiezas un Pomodoro no podrás parar hasta que termine.
CINCO. Si interrumpes un Pomodoro deberás empezar nuevamente desde el minuto 1 de ese Pomodoro. (Esto no incluye la interrupción breve que tal vez hiciste para apuntar esas nuevas tareas que surgieron en tu mente).
SEIS. Si terminas una actividad en medio de un Pomodoro, en lo posible, utiliza ese tiempo para revisar tu trabajo y darle los últimos toques.
SIETE. Protege tu tiempo informando asertivamente sobre la técnica y llegando a acuerdos con otras personas para evitar interrupciones externas.
OCHO. Si una actividad dura más de 7 Pomodoros es aconsejable que la dividas en subtareas más pequeñas y manejables.
NUEVE. Si vas a realizar una tarea corta y sencilla puedes sumar otra del mismo tipo en un Pomodoro.
DIEZ. Considera cada Pomodoro como un paso hacia la meta esperada, un logro en sí mismo, celebra y reconoce tu esfuerzo.
ONCE. Si no logras concentrarte al primer intento, persiste y verás que el siguiente Pomodoro saldrá mejor.
DOCE. Asígnale al menos un Pomodoro diario a ese objetivo que has tenido por tanto tiempo abandonado y verás que vuelve a tomar vida.
¡Listo! Es hora de que tomes acción.
Gracias por leerme y estar siempre en la búsqueda de mejorar tu calidad de vida.
Comenta tu experiencia.
Siempre es un gusto leerte.
Autora:
Cristina Navarrete Landázuri (Cris Del Viento)
Coach ontológico y escritora.
Fundadora de El Refugio del Artista.
Redactora en Axon Training.
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