¡Auxilio! Tengo que dar una videoconferencia.

(Guía de primeros auxilios para sobrevivir a una era virtual, sin morir en el intento)

¿Tienes que hacer videoconferencias para todo y te estás sintiendo abrumad@?

Aquí te dejo 3 consejos muy simples que te permitirán afrontar este nuevo reto con mayor fluidez y calma.

¿Sientes que te cambiaron el guión en medio de la obra?

¿Sientes que tu vida cambió de un día para el otro y ahora debes empezar de cero en un mundo virtual donde ya no existen aulas ni salones de conferencias?

Quiero empezar por compartirte que aunque mi entrada al mundo virtual la hice ya hace algunos años, jamás había tenido que interactuar de tantas maneras y tan a menudo desde este lugar.

Los estudios a distancia y en línea siempre han sido la alternativa favorita en mi vida, me han permitido combinar las responsabilidades del día a día y mi avidez por seguir aprendiendo.

Es así que para mí el mundo virtual se ha convertido en un espacio generoso y especial desde donde he podido viajar a lugares lejanos, visitar inmensos museos, aprender infinidad de cosas, fortalecer mis conocimientos e incluso conocer personas extraordinarias que sin su ayuda jamás hubiera conocido.

Sin embargo, debo confesar que para mí no resulta nada fácil eso de aparecer en cámaras y hablar frente a muchas personas.

Y hoy, voluntaria o involuntariamente, frente a la emergencia sanitaria, tú al igual que yo nos hemos visto abocados a utilizar permanentemente estas herramientas para dar clases, trabajar, conversar con clientes, sostener nuestros negocios, estudiar e incluso mantenernos en contacto con aquellas personas con las que antes de esta situación interactuábamos cotidianamente.

No sé a ti, pero a mí la verdad es que la interacción uno a uno me resulta más sencilla, sin embargo, siendo de personalidad más bien introvertida, el estar frente a un público más nutrido me hace sentir un nudo en la panza y tengo que echar mano de infinidad de herramientas y entrar en una especie de trance hipnótico para seguir adelante.

Y esto no es de hoy, siempre me ha pasado ya sea virtual o presencialmente. 

El tema de lo virtual es que estamos todos más visibles, sí es cierto que no se ve nuestro cuerpo entero y que podemos ir al trabajo o a la universidad en pantuflas y pijama, pero en el momento en que hablamos nos convertimos en el foco de la atención de todos los demás participantes, tod@s nos miran y cada detalle es notado.

Además, hay muchos elementos que no podemos rescatar de nuestra audiencia, y esto puede causar algo de angustia.

Te comparto mis sentires y observaciones no para alimentar tus miedos, ni con la intención de causar un ataque de pánico. Lo hago con el propósito de decirte que no estás sol@ y de compartirte algunas estrategias que a mí me han funcionado y que espero lo hagan para ti.

Entonces sin más demora, te comparto 3 consejos básicos para que tus videoconferencias sean un lugar disfrutable y cómodo para ti y para tu audiencia.

UNO. Amígate con la tecnología.

Cuando se trata de la conexión a internet, el estado de tu computador y el funcionamiento de la plataforma donde vayas a llevar a cabo tu sesión o conferencia no le dejes nada al azar.

Antes de iniciar tu encuentro asegúrate de limpiar la memoria de tu ordenador y de cerrar todas las aplicaciones que sean innecesarias para evitar que el equipo se ponga lento.

Carga la batería con anticipación y mantén a mano el cargador por si lo llegas a necesitar.

Verifica que tu cámara y micrófono estén funcionando adecuadamente y que estén sincronizados con la plataforma que usarás. 

No le tengas miedo a la plataforma que utilizarás, investiga su funcionamiento, practica, conoce sus funcionalidades y si tienes inquietud busca algún video o post tutorial que te saque de dudas.

Si ya la conoces, no te quedes con lo básico, sácale el jugo a tu favor, mantente siempre al día.

Ahora, cuando de internet se trata, lo primero que debes tener claro es que no está en tus manos que haya un corte de energía eléctrica o que tu proveedor de internet tenga problemas con su red.

Así que si algo de esto sucede solo respira, mantén la calma y busca ayuda técnica inmediata. 

Sin embargo, no todo está perdido, sí puedes tomar medidas que te hagan sentir más segur@ a la hora de contar con este servicio.

Si tienes la posibilidad, mantén un segundo servicio de internet con una operadora distinta para que puedas utilizar en caso de emergencia, puede ser tu plan de celular.

Además, recuerda reiniciar el modem siempre antes de empezar tu reunión.

Y si aún te sientes algo precupad@ consigue un cable de ethernet para conectar a tu computador y no confiarle todo el éxito de la misión a la señal de wifi.

DOS. Recuerda que tú eres el centro de atención.

Nada de nervios por favor.

Que este recordatorio solo te sirva para tomar en cuenta algunos detalles.

¿Sabías que tu voz es el arma secreta que mantendrá hipnotizada a tu audiencia?

Pues ahora es el momento de trabajar con ella. Si jamás te has escuchado, ¡escúchate! Graba tus conversaciones, oye los audios que envías al chat. Echa mano de todos los recursos para hacerte consciente de cómo es el tono de tu voz, tu energía, tu ritmo.

Si encuentras algo que te moleste trabájalo. Ahora más que nunca es importante que nuestra voz transmita más que las palabras.

Y sobre todo procura partir de la premisa de que siempre exista coherencia entre tu lenguaje, tu cuerpo y la emoción desde la que transmites.

Para ello debes poner en juego otros elementos que acompañarán a tu voz y a tu mensaje.

Cuando hablamos de tu cuerpo y gestualidad no solo es importante que tengas una cámara que permita distinguirte claramente, sino que el encuadre de tu rostro o de la parte de tu cuerpo que sea visible también hace la diferencia.

Por ello es importante que exista aire arriba y a los lados de tu rostro. NO te apegues demasiado a la cámara y mantén tu cabeza en una posición equilibrada.

Por favor, que no sean tus fosas nasales lo primero que se vea cuando enciendas la cámara, pero tampoco bajes tanto el rostro que tu audiencia pueda ver solo tu frente.

Haz un esfuerzo por alternar tu mirada entre los rostros de la audiencia y la cámara, eso te aportará presencia.

Relaja tus gestos, ensaya, ¡mírate! Ahora mírate.

Permite que tu encuadre y movimientos sean acordes a lo que estás diciendo.

Y por último, viste de acuerdo a la ocasión.

Aunque este te puede parecer el más obvio, te aseguro que habrá momentos en los que con la intención de “dar una buena impresión” intentarás trascender eso que no va contigo.

El vestir de acuerdo a la ocasión tiene que ver no solo con el tema que vas a tratar sino también con tu personalidad y con la huella que quieras dejar.

A lo mejor ya lo has oído más de un millón de veces pero ahí voy con la un millón uno: Sé tú mism@. Te aseguro que eso es algo que de verdad agradecerá tu audiencia. 

Entiendo que todo esto puede parecer complicado, pero una vez que lo pongas en práctica vas a sentirlo más natural y cotidiano.

TRES. Pon atención a tu entorno.

¿Recuerdas que tú eres el centro de atención?

Pues sí, tú eres tu activo más importante en este nuevo sistema, y es por eso que debes cuidar de que tu entorno esté acorde a este principio.

Procura que el espacio que elijas para llevar a cabo tus videoconferencias esté correctamente iluminado.

Ya sé que no siempre podemos contar con un lugar idóneo, pero lo maravilloso del entorno virtual es que podemos crear nuestra escenografía en muy poco espacio.

Así que si estás en tu casa y la iluminación no es muy buena, a lo mejor puedas conseguir algunas luces extra, unas lámparas e ir probando con la cámara abierta cuáles son las que mejor te sientan y que aportan a que se vea muy bien tu rostro.

Una vez que tengas todo correctamente iluminado asegúrate de que nada ni nadie va a interrumpir tus intervenciones.

Es necesario para mantener la atención de tu audiencia que no existan más distractores de los necesarios.

Tu espacio debe ser silencioso.

Y finalmente, recuerda que debes tener el lugar limpio y ordenado.

Sí, lo sé, esto te puede resultar más que obvio pero no está demás comentarlo, pues además de lo evidente esta limpieza exige unos detalles adicionales.

¿Cuáles son esos detalles adicionales?

Veamos…

Es importante que tengas espacio para moverte sin que nada se caiga a tu alrededor, de esa manera estarás enfocad@ y podrás ejecutar tus actividades de manera natural.

Si requieres de un vaso de agua, o una libreta de apuntes en tu mesa de trabajo está bien; ten a mano solo lo indispensable.

NO coloques nada demasiado vistoso detrás de ti. Ya sea que elijas un fondo virtual o físico procura que sea algo neutral.

Si tienes en ese lugar algo muy grande o llamativo quítalo. Si lo dejas a la vista es probable que un buen porcentaje de tu audiencia se pase la jornada mirándolo, admirándolo o preguntándose qué es o dónde lo compraste.

Sigue estos breves y sencillos consejos y ya verás que pronto te sentirás a gusto o por lo menos más relajad@ y solvente al liderar una videoconferencia.

Por mi parte me despido y quedo súper atenta a que me cuentes tu experiencia.

Y, si tienes más consejos también déjalos en los comentarios para aprender cosas nuevas.

Será un gran placer leerte.

Autora:
Cristina Navarrete Landázuri(Cris Del Viento)
Coach ontológico y escritora.
Redactora en Axon Training.