En este artículo encontrarás 3 claves para mejorar tu comunicación en espacios virtuales y generar entornos amables, respetuosos y acogedores.

Actualmente, no es necesario que te imagines que eres un programador de videojuegos o un desarrollador de software para verte involucrado en una serie de interacciones con otras personas mediante videollamadas, videoconferencias, correos electrónicos y mensajes de texto.

No importa la profesión que tengas o si aún te encuentras estudiando, sea cual sea tu situación de vida actual de alguna manera formas parte, voluntaria o involuntariamente, de este mundo hiperconectado.

El hecho es que todos, queriéndolo o no, empujados por las circunstancias o la curiosidad, hemos incursionado en el mundo de la internet y sus herramientas de conexión y comunicación.

Y aunque, podría parecer a simple vista, que estamos más conectados que nunca, esto no es tan real a nivel emocional.

Sí, es cierto, ahora podemos conservar vínculos afectivos a distancia que antes de la internet se hubieran perdido, podemos contactar con nuestros seres queridos en el extranjero, hacer nuevos amigos e incluso crear grupos de trabajo con miembros de todo el mundo.

Sin embargo, el hecho de que ahora tengamos más y mejores medios de comunicación no implica que como raza humana hayamos aprendido a comunicarnos mejor y a generar vínculos más saludables.

Al contrario, muchas veces nos encontramos más desconectados que nunca de lo que le sucede a la otra persona, de lo que siente o de sus sueños a largo plazo.

Es por eso, por lo que para potencializar las bondades de todos esos recursos, prácticamente ilimitados, que tenemos a mano a la hora de comunicarnos es indispensable que nosotros también fortalezcamos nuestras habilidades para comunicar y generar conexiones genuinas y poderosas.

Así que, si quieres mejorar tus habilidades para generar rapport, comunicar efectivamente y crear conversaciones saludables y productivas a través de medios virtuales…

¡Sigue leyendo!

A continuación te comparto tres (3) claves que estoy segura te serán de mucha ayuda:

PRIMERA. Asume que detrás de todo mensaje existe una intención positiva.

Lo primero que tienes que tener en cuenta cuando de interacciones sociales se trata es que nosotros estamos programados para comunicarnos tanto verbal como no verbalmente.

Esta capacidad de leer las intenciones y motivaciones de la otra persona se ve mermada en la virtualidad y es por esa razón que puede resultar más complicado comunicarse adecuadamente.

Es decir, que los medios virtuales se prestan mucho más para malentendidos y conflictos inesperados.

Entonces, siempre que otra persona diga algo asume que lo hace con la mejor de las intenciones. Y si hay algo que no te queda claro, parafrasea, pregunta y asegúrate de que nada quede en el aire.  

Por otro lado, si eres tú quien está emitiendo el mensaje, asegúrate de generar espacios para clarificar lo que se ha dicho y transparenta las intenciones y motivaciones que están detrás de tu mensaje, si hay algo que no ha quedado claro.

Ahora, si por cualquier razón surge un conflicto, habla de ello lo más pronto posible, de manera asertiva, respetuosa y clara, no dejes la situación sin resolver ni evites hablar de ello, esto solo provocará que se cree un ambiente de desconfianza. 

Recuerda. La confianza es la base de una relación saludable. Por lo tanto, cualquier cosa que puedas hacer no solo para crear confianza, sino para no romperla, es vital.

SEGUNDA. Comunica efectivamente.

En este caso te invito a aplicar la 7 C’s de la comunicación efectiva propuestas, por primera vez, por Scott M. Cutlip y Allen H. Center en su libro: Effective Public Relations, en todos tus mensajes, sin importar si son un correo electrónico, un mensaje de texto o una videoconferencia.

No envíes un mensaje, de ningún tipo, sin antes verificar que cumple con estos siete (7) atributos:

UNO. Claridad.

¿Cuál es el propósito de tu mensaje?

¿Para qué te quieres comunicar con esta persona o grupo de personas?

¿Qué mensaje quieres transmitir?

Una vez que tengas claro el objetivo del mensaje, reduce al mínimo el número de ideas de las que hablas en cada frase. Lo ideal es hablar de una sola idea por párrafo.

No dejes nada a la imaginación. Cuando dejamos a la otra persona “leer entre líneas” por lo general lo único que obtenemos son malentendidos.  

DOS. Concisión.

Sé breve. Evita repetir las ideas con diferentes palabras, elimina los adjetivos innecesarios, las palabras de relleno y las oraciones redundantes.

¿Qué debo entender como palabras de relleno?

Las palabras de relleno son aquellas de las que puedes prescindir sin que el sentido de tu mensaje cambie.

Y ¿las frases redundantes?

Son aquellas frases que repiten el mismo mensaje varias veces, sin valor adicional alguno.

TRES. Concreción.

Es importante comprender que aunque los detalles son importantes, debemos ser asertivos a la hora de compartirlos.

Las vivencias, ejemplos y hechos destacados alrededor de un tema pueden ayudar a clarificar de lo que se habla, sin embargo, a veces abundamos en detalles innecesarios que dispersan a nuestro interlocutor del mensaje central.

Por eso, es esencial que te asegures de que los detalles que incluyes en tu mensaje sean pertinentes para el tema que estás tratando.

CUATRO. Corrección.

Corrige los errores gramaticales o de dicción. No importa si te dispones a enviar un mensaje de correo electrónico o si vas a tener una videoconferencia, la corrección del lenguaje a la hora de lograr una buena comunicación es vital.

En el caso de que se trate de una comunicación escrita, ocúpate de revisar el texto más de una vez, utiliza alguna herramienta de revisión ortográfica (aunque seas un crack de la ortografía), léelo en voz alta y escúchate.

¿Comprendes lo que estás diciendo?

¿Es fácil de leer?

¿El lenguaje que utilizas es comprensible para la persona a la que va dirigido el mensaje?

Y si se trata de comunicarte verbalmente, ocúpate de pronunciar los términos con claridad, utiliza un lenguaje que sea común para tu audiencia, toma pausas para respirar y permite que las otras personas puedan procesar lo que se ha dicho.

Para mejorar tu dicción, te sugiero que te grabes hablando y te escuches, de esa manera podrás ir corrigiendo cualquier detalle que sientas que podría dificultar la comunicación.

Nota importante. Leer y aprender trabalenguas también puede ayudarte.

CINCO. Coherencia.

¿Todos los puntos tratados en tu mensaje están conectados al tema clave?

¿Son todas las ideas relevantes para dar a conocer tu punto de vista o alcanzar el objetivo que te planteaste?

¡Genial! Estás siendo coherente en tu mensaje.

Y, la coherencia no solo le dará fuerza a tu idea principal, sino que te permitirá mantener la fluidez de la conversación y evitará que esta se disperse o dé pie para confusiones.

SEIS. Completud.

¿Has incluido toda la información relevante en el mensaje?

¿Si tú fueras tu interlocutor, al escucharte o leerte te quedarías con alguna duda? O ¿te quedaría todo claro?

¿Qué te preguntarías?

El objetivo de este atributo es que le des a la otra persona los elementos necesarios para tomar una decisión informada, para darte una respuesta acertada o simplemente para actuar en consecuencia.

Si, por ejemplo, estás enviando un recordatorio sobre una reunión y cuentas con asistentes de diferentes partes del mundo, asegúrate de incluir todos los detalles sobre el lugar o plataforma, la hora (de acuerdo con el país en el que te encuentras para que puedan hacer las conversiones) y el objetivo de la misma.

Además, podrías pedir a la gente que te confirme la recepción del mensaje y su asistencia.

De esta manera, generarás una interacción directa y le darás a las personas todos los elementos para darte una respuesta más precisa. 

SIETE. Cortesía.

Sé siempre respetuo, reflexivo y abierto en tu comunicación. Evita por todos los medios hacer preguntas capciosas, utilizar lenguaje sarcástico, de doble sentido o tener comportamientos pasivo-agresivos.

Si tienes algo no muy agradable que decir, busca siempre la manera más asertiva, considerada y empática para hacerlo.

Podríamos decir que la cortesía trae dentro de sí otra C oculta, que es la consideración, la empatía, la capacidad de ponerse en los zapatos del otro.

Esto quiere decir que, es indispensable que tengas en cuenta a tu audiencia, a las personas o persona que está del otro lado de tu mensaje, debes tomar en cuenta sus puntos de vista, sus antecedentes, su mentalidad, su nivel educativo, todo aquello que integra su identidad, al momento de comunicar.

Muestra interés genuino por los demás y procura que las palabras que utilizas sean respetuosas para contigo y para con las emociones de las otras personas.

TRES. Toma en cuenta las diferencias culturales.

Las diferencias culturales son un elemento que siempre debemos tener en cuenta a la hora de comunicar.

La magia de la tecnología nos ha permitido comunicarnos y conectar con personas de todas partes del mundo en cuestión de segundos, pero no nos ha enseñado a interactuar con los diferentes bagajes culturales que integran a esa persona.

Es por ese motivo que debes mantener una comunicación clara, simple y concreta, evitando utilizar términos o jergas que no sean comunes a las personas con las que interactúas.

También se hace indispensable que permanezcas atento a esas diferencias culturales, a la hora de utilizar el humor, la gestualidad (en el caso de videoconferencias) y cualquier referencia histórica, política o religiosa que pudiera vulnerar la identidad y emociones de quien reciba tu mensaje.

Y que procures imaginar las necesidades, emociones y problemas de tus interlocutores antes de emitir un mensaje por cualquier medio.

Por otro lado, si por alguna razón no entiendes algún término o idea del mensaje que trata de transmitir la otra persona: pregunta. No te quedes con la duda, aclara siempre lo necesario, así no solo evitarás malentendidos, sino que conocerás mejor a tu audiencia, a tu equipo, a tus estudiantes, a tus interlocutores en general.  

Hasta aquí tres (3) claves que, llevadas a la práctica, estoy segura te ayudarán a mejorar de manera exponencial la calidad de las relaciones en los espacios virtuales.

Gracias por leerme.

¡Toma acción! Y comenta tu experiencia.

Me encantará leerte.

Autora:

Cristina Navarrete Landázuri (Cris Del Viento)

Coach ontológico y escritora.

Fundadora de El Refugio del Artista.

Redactora en Axon Training.