Time Blocking, la mejor técnica para aumentar tu productividad

¿Estás buscando una estrategia probada para la efectiva gestión del tiempo?

En este artículo encontrarás una nutrida reseña sobre la técnica de Time Blocking, sus bondades y proceso.

¿Sabes qué ocurre cuando presionas a tu cerebro para que siga pensando, concentrándose y creando durante horas y horas?

Bueno… Es posible que decida apagarse, que se ponga en huelga o que haga un corto circuito y te deje con el trabajo a medias, especialmente cuando le exiges que se concentre en la misma tarea por demasiado tiempo, sin darle un descanso.

Varios estudiosos de las neurociencias aseguran que si queremos que nuestro cerebro gane concentración y se comprometa en una tarea particular de manera efectiva, es indispensable cambiar de tareas con regularidad, hacer descansos periódicos y bloquear nuestro tiempo, lo que a su vez ayudará a que seamos más productivos.

En esta ocasión, quiero hablarte de una técnica de productividad y gestión de tiempo llamada Time Blocking.

Este método consiste, a breves rasgos, en organizar y dividir en bloques de tiempo todas las fases del día y las actividades que tienes planificadas, reservando espacios específicos para dedicarlos única y exclusivamente a llevar a cabo una tarea de manera enfocada. Y luego, cuando se acaba ese tiempo, pasar a una nueva tarea.

Aunque este no es un concepto nuevo ni de alta complejidad, ha mostrado ser útil para mantener el entusiasmo y la concentración, además de contribuir a nuestra salud mental y emocional.

Y  ¿por  qué  el  Time  Blocking  es  tan útil?

Esta técnica trae muchos beneficios a tu vida y para que tengas una idea te comparto algunos de ellos, que estoy segura llamarán tu atención:

• Evita que tu cerebro se aburra. Le permite mantenerse motivado por más tiempo y le ayuda a conservar el enfoque y la concentración durante la ejecución de una tarea.

• Evita la multitarea. Al ser una herramienta diseñada para ejecutar una tarea a la vez, te alejará de la tentación de encargarte de varias cosas al mismo tiempo, sin lograr avanzar en ninguna de ellas.

• Disminuye el estrés y la angustia, además de fortalecer la autoconfianza, porque verás el trabajo avanzar y las tareas cumplirse paso a paso.

• Equilibra tu vida, porque te permite incluir en tu agenda incluso esos momentos de recuperación y autocuidado, indispensables para conservar tu salud y equilibrio.

Entonces, ¿cómo lo pongo en marcha?

Bueno… después de que hayas realizado tu planificación y tengas claras tus prioridades, es hora de poner en práctica esta sencilla estrategia aplicando los siguientes pasos:

PRIMERO. Divide tu día.

Para empezar divide tu agenda del día en segmentos de 15 minutos.

Pero ¿por qué elegir períodos tan pequeños?

Porque al empezar con 15 minutos estos bloques no solo pueden convertirse en espacios de alta productividad, sino que evitarán que te sientas abrumado a la hora de avanzar en ciertas actividades   que pueden resultar desafiantes, como puede ser: retomar un proyecto largamente postergado o a lo mejor darle tiempo a ese libro que has soñado con escribir.

En ese calendario en blanco, empieza por dividir tu día trazando una línea clara entre el tiempo que dedicarás a tu vida personal y a tu vida laboral.

Aunque puede parecer un paso muy sencillo (o quizá muy audaz para hacerlo en un calendario en blanco), con esta simple acción estás creando un compromiso con mantener el equilibrio entre tus responsabilidades profesionales y tu vida personal.

Nota importante. Si trabajas de lunes a viernes, por favor, no des por sentado que sábado y domingo son tiempo libre. Inclúyelos en tu horario semanal para evitar que las actividades laborales se cuelen en el espacio del tiempo libre y el autocuidado.

Recuerda, cuanto más detalle tengas por escrito, tu calendario de bloques de tiempo será mucho más concreto y efectivo.

SEGUNDO. Programa tus actividades personales.

Bloquea primero tus actividades personales, tanto sociales como de autocuidado.

Darles el peso que merecen a estas acciones garantiza que no serán sustituidas por obligaciones que tienen mucha menos importancia para tu vida, a largo plazo.

Si no te has dado cuenta, observa QUÉ es lo primero que cancelas o dejas de lado cuando surge un requerimiento laboral. Tus planes personales suelen ser lo primero que sufre a la hora de postergar.

Es por esa razón que es importante que incluyas en tu agenda el número de bloques o el bloque de tiempo que sea necesario para actividades personales, sin importar lo cotidianas que parezcan; por ejemplo: hacer ejercicio, cuidar de tus plantas, merendar o cenar con tu familia, hacer una videollamada con tu mejor amiga, tomar esa ducha al final del día…

TERCERO. Incluye tus actividades laborales.

Empieza con las actividades que forman parte de tu rutina diaria y luego incluye las tareas que no son usuales.

Recuerda incluir las actividades clave para el avance de tus proyectos, reuniones semanales, redacción de informes, llamadas telefónicas y revisión de correos electrónicos, etcétera.

Al incluir todos los detalles en tus bloques de tiempo, no solo tendrás una clara perspectiva de tus acciones en el día, sino que evitarás sobrecargarte.

CUARTO. Establece un tiempo semanal para autoevaluación y planificación.

No lo tomes como una tarea adicional o como una carga más en tu ajetreada agenda, al contrario, te invito a mirar estos espacios de revisión como esas cortas paradas que hacemos a lo largo de un viaje para descansar, conseguir provisiones y verificar si vamos en la dirección correcta.

Para ayudarte a avanzar en esta tarea, te propongo las siguientes preguntas, (que estoy segura inspirarán muchas más):

¿Sigo en el camino correcto hacia mis objetivos?

¿Hay algún obstáculo en la ruta que podría impedir o retrasar el logro de mis metas?

¿Qué necesito para superarlo?

¿He descubierto una ruta más directa y sencilla que la inicialmente propuesta?

¿Necesito hacer cambios en el itinerario?

Aprovecha al máximo este momento de introspección, tanto para revisar la semana que finaliza como para poner en marcha la que está por iniciar.

Nota importante. Asigna un tiempo, idealmente el viernes por la tarde o al final de tu semana, para sumergirte en esta tarea. Dedica al menos 60 minutos de tu agenda para hacerlo.

QUINTO. Incorpora tiempo flexible.

Y ¿qué es el tiempo flexible?

El tiempo flexible no es más que la inclusión de bloques de tiempo libre de actividades en tu cronograma cada cierto número de horas, (por ejemplo: 2 horas), para ayudarte a minimizar las consecuencias de posibles interrupciones o imprevistos.

Un bloque de entre 15 y 30 minutos es suficiente para trabajar en intervalos estratégicos a lo largo del día.

La ventaja de incorporar bloques de tiempo flexible es que sentirás la tranquilidad de saber que cuentas con ese bloque comodín, un as bajo la manga, para ayudarte a cumplir con tu horario y evitar desviarte del objetivo.

Además, si no lo llegas a necesitar, estarás creando un espacio adicional para el autocuidado y la recreación.

Pruébalo.

Recomendaciones finales.

Para cerrar nuestra charla de hoy, quiero compartirte tres (3) recomendaciones finales que pueden ayudar al éxito en la aplicación de esta estrategia:

Primero, establece recordatorios para saber cuándo es el momento de cambiar de tarea. Puedes recibir un recordatorio a través de un correo electrónico, colocar un temporizador en tu computadora, recibir una notificación de tu calendario electrónico o utilizar una App que conozcas para el efecto. Elige lo que sea más cómodo para ti.

Segundo, prueba esta técnica con mente de aprendiz, nada es infalible ni está diseñado para todas las personas, cada uno de nosotros es único y original; pero si sueles aburrirte con la monotonía y las rutinas demasiado prolongadas, esta técnica te ayudará.

Tercero, aprende a decir que NO y a poner límites. Muchas veces suele suceder que nos sentimos obligados a aceptar compromisos adicionales a los que nos hemos propuesto, por un infinito número de razones, y no nos atrevemos a decirle a alguien que ya tenemos    ese horario ocupado.

Ten presente que, incluso esas citas de auto cuidado y relajación son prioritarias y no negociables.

Y como sé que a muchos de nosotros se nos dificulta decir que NO, en cuanto termines aquí, te invito a leer el artículo:  Aprendiendo a decir que NO, estoy segura de que te ayudará.

Espero que hayas disfrutado de la lectura y que pongas en práctica esta herramienta.

Muchas gracias por leerme.

Comparte tu experiencia en los comentarios. Siempre es un placer leerte.

Autora:

Cristina Navarrete Landázuri (Cris Del Viento)
Coach ontológico y escritora.
Fundadora de El Refugio del Artista.
Redactora en Axon Training.