AXON TRAINING¿Sientes que el tiempo se te escapa como arena entre las manos cuando más lo necesitas? En este artículo te comparto una efectiva estrategia de tres (3) pasos para mejorar tu gestión de tiempo y logres reclamarle horas al día.
“¿Por qué parece que nunca tengo el tiempo suficiente para hacerlo todo?”
“¡Necesito un día de 48 horas!”
Cuando tenemos mucho que hacer el tiempo parece poco, y eso hace que nos sintamos frustrad@s, estresad@s y ofuscad@s, lo que sin duda tendrá un impacto no muy alentador en el logro de nuestros objetivos y en nuestro bienestar general.
Es por esa razón que, aunque no tengo para compartirte una estrategia que le aumente mágicamente horas al día o que permita controlar el paso del tiempo a tu antojo, sí tengo a la mano una estrategia para la gestión efectiva de tu tiempo, sin importar lo limitado que sea en comparación a las actividades que debes llevar a cabo.
Sé que no existe una manera única de gestionar el tiempo, ya que todos tenemos diferentes horarios, estilos, responsabilidades y características personales. Sin embargo, existen algunas buenas prácticas, básicas y efectivas, que te permitirán avanzar.
Así que… sin perder más tiempo vamos a ello.
Estrategia de tres (3) pasos para que la gestión del tiempo deje de ser una pesadilla.
PASO 1. Evalúate.
Aunque la palabra evaluar suele sonar algo intimidante, y culturalmente parece ser signo de reprimenda, juicio e incluso castigo, en este caso quiero que lo veas únicamente como un proceso de autoconciencia.
Es probable que tengas una idea general de las tareas que ejecutas a diario y de cuanto tiempo te toma realizarlas, sin embargo, es muy posible que tus cálculos no sean tan reales como imaginas.
En general tenemos una tendencia a sobre o subestimar el tiempo que necesitamos para una u otra actividad, y terminamos recargad@s de tareas en nuestro día a día.
Es por eso por lo que, es indispensable que aceptes el desafío de registrar el tiempo que dedicas a cada una de tus tareas, durante una o dos semanas.
Sé que te puede parecer que será un trabajo duro, pero es una excelente manera de obtener una cuenta clara y detallada de cómo utilizas tu tiempo.
Ten por seguro que, cuanto más consciente seas de tus hábitos, te será mucho más sencillo planificar, gestionar tu tiempo y tomar decisiones en el futuro.
Antes de empezar a examinar tus actividades, identifica la razón por la que estás dispuest@ a aplicar esta estrategia.
¿Qué quieres lograr al gestionar efectivamente tu tiempo?
A lo mejor te puede parecer una pregunta con una respuesta obvia o innecesaria y más cuando… ¡No tienes tiempo!
Pero la realidad es que esta pregunta es muy importante a la hora de orientar tus esfuerzos y establecer tus metas.
Si sabes a dónde quieres llegar será mucho más fácil averiguar el cómo hacerlo.
Recuerda. Tu objetivo puede ser profesional o personal. Por ejemplo: “tengo un nuevo proyecto al que quiero dedicarle tiempo”, “quiero dedicarle más tiempo a mi familia”, “quiero reducir mi horario de trabajo y dedicar más tiempo a mi crecimiento personal”, etcétera.
Una vez que tengas claro lo que quieres lograr…
Analiza tus responsabilidades, para que el proceso sea tan simple, indoloro y manejable como sea posible.
Para ello es necesario que desgloses tus tareas de acuerdo con distintos parámetros, para efectos de este ejercicio te invito a que las separes por categorías amplias.
Por ejemplo:
- Responsabilidades profesionales. (Si alguien te preguntara en qué consiste tu trabajo cotidiano, ¿qué dirías? Es muy posible que tu respuesta contenga tus principales responsabilidades).
- Crecimiento personal. (Actividades que consideras valiosas, satisfactorias y significativas para ti y tu desarrollo).
- Tareas administrativas. (Tareas como revisar correos electrónicos, gestionar facturas, revisar gastos, planificar…).
- Tiempo libre. (Comidas, paseos, actividades que despejan tu mente, etcétera).
- Crisis e incendios. (Aunque no se pueden prever, sí puedes identificar patrones y determinar cuánto tiempo a la semana podrían ocupar este tipo de interrupciones, acciones no planificadas y urgencias que resolver).
A medida que vayas identificando todas tus actividades es posible que quieras añadir o reemplazar algunas de las categorías que te propongo como ejemplo.
¡Hazlo! Siéntete libre de construir las categorías que más se ajusten a un día de tu vida.
Haz el seguimiento de tu tiempo ya sea utilizando lápiz y papel, elaborando una hoja de cálculo o haciendo uso de alguna aplicación que encuentres en el mercado.
Aunque al principio puede parecer que en lugar de ayudarte, esta estrategia te recuerda lo ocupad@ que estás, en el camino te darás cuenta de que cuanto más atención le pongas a este seguimiento será más probable que encuentres una mejor manera de gestionar tu tiempo.
Crea un cuadro semanal que además de contar con las categorías que elegiste para registrar, contenga los días de la semana, una casilla para colocar el tiempo diario, el tiempo total a la semana por categoría y el porcentaje de tiempo que te ocupa a la semana.
Por ejemplo: si el lunes ocupaste dos (2) horas en responder correos electrónicos, ve a la categoría tareas administrativas y coloca dos horas, y así con cada actividad.
Al final del día tómate unos minutos para sumar y revisar lo sucedido en tu día. Y haz lo mismo al finalizar la semana.
Si eres una persona más visual, elabora un gráfico con los porcentajes de la semana, para que la imagen te permita observar cómo estás distribuyendo tu tiempo.
Y finalmente, evalúa tus resultados. Permanece atent@ a los patrones y hábitos. Detecta cuáles son esas áreas de tu vida a las que les dedicas mucho tiempo y quisieras dedicarle menos, o a la inversa, aquellas áreas a las que quisieras dedicarles más tiempo, pero que apenas abordas en la semana.
Sacar a la luz lo que sucede es el primer paso, ahora necesitas un plan para reorganizar lo que sea necesario.
PASO 2. Analiza tus resultados.
Ahora que tienes claro el punto de partida, ha llegado el momento de enfocarte en lo que quieres lograr y en el cómo deseas avanzar de aquí en adelante.
Prioriza. Clasifica las categorías en orden de importancia y contribución a tu visión de vida, tu meta, el resultado que quieres lograr.
Evita organizarlas por la cantidad de tiempo que te están tomando actualmente.
Identifica aquellas tareas clave, que sí o sí debes llevar a cabo en la semana o diariamente para lograr lo que quieres.
Asígnale a cada una de ellas el tiempo que consideres necesario sin tomar en cuenta el entorno, los peros y los deberes.
Haz una revisión realista en torno a la cantidad de tiempo que tienes a la semana y al día, sin descuidar los tiempos de descanso, tiempo libre y cuidado personal.
¿Necesitas más horas al día o a la semana de las que tienes disponibles?
No te preocupes.
Empieza por respirar profundo y comprender que puedes lograrlo todo, sí, pero no a la vez, tienes que encontrar la estrategia para avanzar poco a poco, respetando tu ritmo y evitando agotarte.
Ahora que estás calamad@, volvamos al trabajo.
¿Cómo priorizar tareas y avanzar de verdad?
Al realizar tu planificación diaria, uno de los mayores desafíos puede ser elegir qué tarea realizar primero, cuál en segundo lugar y así sucesivamente.
Además de que cada uno de nosotr@s tenemos diferente estilo y aprendizajes de vida, de seguro hemos escuchado diversas posiciones al respecto. Algun@s expert@s dicen que hagas lo más fácil al principio, otr@s que empieces por lo difícil, otr@s que empieces por lo importante y otr@s que te deshagas de las urgencias.
Yo te propongo una estrategia que he repetido en algunas ocasiones, pero que me parece la más efectiva del universo para resolver el desafío de priorizar.
Utiliza la pregunta clave propuesta por Gary Keller en su libro The One Thing (La única cosa):
“¿Cuál es esa ÚNICA COSA que puedo hacer de tal manera que haciéndola todo lo demás será más fácil o innecesario?”
Hazte esa pregunta con todas las tareas que tengas a mano, una por una y ve colocando cada actividad en orden de importancia siempre enfocad@ en el “QUÉ” quieres lograr al gestionar efectivamente este tiempo, en tu “PARA QUÉ”.
¿Ya las tienes organizadas?
Bueno ahora sí, a reclamar el control de tu tiempo…
PASO 3. Reclama tu tiempo
Ahora que ya tienes claridad sobre las prioridades y sobre cuánto tiempo necesitas y que sin duda alguna te está faltando…
¡Vamos por ese tiempo!
Lo primero que te propongo que hagas es que le pongas plazos o fechas de culminación a cada una de esas tareas, de seguro habrá algunas que lo tienen, pues están impuestas por el entorno, sin embargo, tendrás otras que tienen que ver con tu desarrollo personal u otras acciones personales que no las tienen.
Colócale plazos concretos a todas.
¿Y cómo establecer plazos viables?
Bueno, la verdad sea dicha, muchas veces somos demasiado exigentes con nosotr@s y esperamos tener listo todo en un dos por tres.
Así que antes de establecer tiempos pregúntate:
¿He realizado antes actividades como estas? ¿Cuánto tiempo me tomó realmente?
¿Existen etapas lógicas por las que debo pasar?
¿Es posible dividir esta actividad en subtareas?
Recuerda darte tiempo para ejecutar todo a ritmo tranquilo y cómodo para ti.
Una vez que tengas los plazos, y especialmente si tienes delante de ti tareas grandes y desafiantes, empieza por poco.
Divide la tarea en tantos pedazos pequeños como te sea posible.
Al momento en que podemos dividir una gran tarea en pequeñas acciones y avanzamos al menos un paso al día sucede la magia.
Asigna bloques cortos de tiempo en tu agenda en donde colocarás cada una de las actividades, cuida de incluir en primer lugar esa ÚNICA COSA (la más importante de tu lista) y luego si quieres sigue con las urgencias y los incendios.
Ahora, si notas que no puedes hacerlo sol@, pide ayuda, en serio, no es tan malo como suena, aprende a pedir ayuda, a contar con otras personas que a lo mejor solo están esperando que digas algo para apoyarte y extenderte su mano.
Si no sabes algo pregunta, facilítate las cosas.
Y finalmente, revisa tu calendario y tus prioridades periódicamente, evalúa tus avances, retrocesos y en donde te has estancado, reorganiza, este es un proceso dinámico.
Te comparto estas preguntas para que inicies por algún lado:
- ¿Siento que estoy avanzando en mis metas?
- ¿Cómo me siento este día?
- ¿Cuento con suficiente tiempo para realizar todo lo que me he propuesto?
- ¿Estoy completando mis tareas programadas?
- ¿Cómo me siento al final del día?
- ¿Estoy ejecutando mis labores a un ritmo cómodo y saludable?
Hasta aquí con el proceso.
Espero que esta estrategia sea la adecuada para tus necesidades y que finalmente puedas dar un respiro de alivio a la hora de ver tu agenda y revisar el avance hacia tu visión de vida.
Gracias por estar ahí, siempre presente para acompañarme y leerme.
Comenta tu experiencia y aprendizajes.
Será un placer leerte.
Autora:
Cristina Navarrete Landázuri (Cris Del Viento)
Coach ontológico y escritora.
Fundadora de El Refugio del Artista.
Redactora en Axon Training.
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