AXON TRAININGEn este artículo encontrarás una nutrida reseña sobre las bondades del método GTD, para organizarte con eficacia y mejorar tu productividad.
¿Qué es lo que harías con un poco más de tiempo libre, si lograras llevar a cabo más cosas en menos tiempo?
¿Te gustaría encontrar el balance perfecto entre tu vida personal y profesional?
¿Desempeñas varios papeles en tu vida y necesitas una estrategia para poder con todo, sin abrumarte?
Si la respuesta es sí a alguna o varias de estas preguntas, estoy segura de que esta nota te resultará interesante.
A lo largo de los años, cientos, por no decir miles de estrategias, se han propuesto para mejorar nuestra productividad, organizarnos y optimizar el uso de nuestro tiempo.
Es por esa razón que, al probar un método para mejorar la productividad y gestionar nuestras agendas, debemos hacerlo con una mirada de aprendices, poniendo en práctica y probando lo sugerido, en nuestra realidad.
Así, si por alguna razón la táctica no resulta tan efectiva como pensamos, no caeremos en la frustración, el escepticismo o la culpa. Simplemente seguiremos indagando, probando, e incluso, con el tiempo, lo más seguro es que construyamos una estrategia propia basada en las cosas que sí nos han funcionado de cada metodología aplicada.
En este contexto, quiero presentarte las bases del método GTD (Getting Things Done) diseñado por el experto en productividad personal y organizacional, David Allen.
¿Qué es el método GTD?
Aunque no existe una traducción literal del nombre del método en español, la intención de esta técnica es lograr hacer las cosas sin perderte en el camino, que ejecutes tus tareas con eficacia y te organices de la mejor manera.
La idea principal es que liberes a tu mente de toda la información que la inunda a cada instante del día, que experimentes el momento presente en su máxima expresión y que tu mente fluya libre de la ansiedad que le provoca tener tantas cuestiones abiertas que resolver.
Principales objetivos del método GTD:
Recoger todas las cosas que podrías necesitar hacer o que son útiles para ti, ahora, más tarde o algún día en el futuro. Sin importar si son grandes, medianas o pequeñas, en un sistema confiable y lógico, fuera de tu cabeza.
Dirigirte a tomar decisiones acertadas sobre las cuestiones que dejas entrar a tu vida, de tal manera que siempre tengas un catálogo viable de posibles acciones a poner en práctica en el momento indicado.
Organizar toda la información recopilada, reconociendo los múltiples niveles de compromiso que se requieren, tanto personales como con los otros, para ejecutarlos.
Y ¿qué beneficios nos traerá usar el método GTD?
Encontrarás múltiples beneficios al aplicarla, aquí te dejo algunos de ellos para alimentar tu impulso de ponerla en marcha:
1. Disminuye el estrés
Al brindarte un sistema efectivo de organización y gestión de tareas (fuera de tu mente), te permitirá afrontar con calma los desafíos personales y profesionales que se te presenten.
Además, si ya no tienes que recordar un millón de cosas pendientes y puedes gestionarlas y revisarlas periódicamente, tendrás tu mente libre para pensar más creativamente, eliminarás la incertidumbre y recuperarás la paz mental.
2. Dota de significado tus acciones
Su aplicación te da el espacio para cuestionar constantemente lo que haces, el “para qué” lo haces y la relevancia de esas acciones en tu vida.
Te permite priorizar, para que tu día no se trate solo de hacer tareas sin sentido, sino de realizar aquello que te permita cumplir con tus metas y objetivos, dentro del marco de tus valores, principios y visión de futuro.
3. Te ahorra tiempo
Siendo una metodología de organización eficiente, una de sus principales bondades es que te permitirá ganarle horas al día.
Y encontrar el equilibrio entre tu vida personal y profesional dejará de ser un problema. Pues, la filosofía que yace detrás del método GTD, también incluye eliminar las distinciones entre uno y otro ámbito.
La cuestión es abordarlo todo de manera integral y liberarte de la ansiedad de estar constantemente intentando mantener la armonía entre las diferentes esferas de tu vida.
4. Aclara tu mente
Aunque tengas cientos de cosas que hacer, al contar con un plan de acción y herramientas para gestionarlas, liberarás a tu mente de todas las preocupaciones.
Podrás ver con mayor claridad aquello que debe hacerse de inmediato y todas las cuestiones que por el momento son irrelevantes.
Además, conservarás la calma, porque lo tendrás todo registrado y organizado en un lugar seguro. Podrás darte un espacio para crear nuevos proyectos, idear cosas nuevas e imaginar futuros más alentadores.
Lograrás concentrarte fácilmente en la tarea que tienes a mano, y podrás dejar fuera las interferencias.
5. Te da libertad de elección
No es una camisa de fuerza. Una vez que hayas organizado todo conforme a la guía que el método GTD te brinda, podrás elegir libremente sobre lo que tienes que hacer y cuándo.
6. Mejora tus relaciones
Al proporcionarte las herramientas adecuadas para cumplir con tus compromisos, internos y externos, tendrás presente los pedidos que has aceptado, las promesas que has hecho y las fechas y horas establecidas para cumplir con todo ello.
Podrás brindarle la atención debida a tus relaciones, sin distracciones, con mente clara y atención plena.
7. Le brinda orden a tu vida.
Una vez que tengas un sistema organizado de consulta, perfectamente clasificado, listas de proyectos y acciones, sentirás una agradable sensación de libertad y armonía al saber que todo está en su sitio y que avanzas con facilidad y fluidez en tus acciones.
8. Mejora la gestión de la incertidumbre
Al vivir tiempos cada vez más inciertos, la llegada de nuevos proyectos, información y desafíos, es algo común en nuestro día a día. Por eso, el método GTD se acopla muy bien a estos nuevos retos, ya que te resultará sencillo readaptar planes y prioridades.
9. Aumenta la productividad
Al gestionar de forma eficaz tus actividades, harás más en menos tiempo, con excelencia, y con la certeza de haber hecho lo que tenías que hacer en el momento oportuno.
Ahora, frente a todos esos beneficios, de seguro estás esperando conocer la famosa técnica, ¡vamos a ello!
¿Cómo aplicar el método GTD (Getting Things Done)?
Esta estrategia de gestión y organización consta de 5 pasos fundamentales para poner en orden el caos:
1. Capturar
Ejecutar satisfactoriamente el primer paso de GTD es clave para el éxito de la estrategia.
Muchas, por no decir la mayoría de las cosas que queremos hacer, se encuentran anidadas en nuestra cabeza. Cargamos con un sinnúmero de “podría”, “debería”, “quisiera”, que generan una sobrecarga en la memoria RAM de nuestro cerebro y nos impiden avanzar al ritmo deseado, en los compromisos que debemos atender aquí y ahora.
Por eso, es importante saber QUÉ atrapar y extraer, y CÓMO hacerlo efectivamente
La idea es que recolectes todo aquello que tiene tu atención.
Empieza por aquellas cosas que de cualquier forma consideres que están incompletas, sin importar si es algo personal o profesional, si es grande o pequeño, si crees que es esencial o intrascendente.
Incluye todo lo que desde tu criterio debería ser diferente y que quisieras transformar.
No importa si es algo físico como organizar los cajones de tu escritorio o una idea de algo que deberías hacer y aún no has puesto en marcha, todo tiene que ser catalogado en tu nuevo sistema de acopio.
Con respecto a las herramientas que utilizarás para volcar lo recuperado, el contenedor dependerá del contenido.
Por ejemplo:
Una caja o archivador, serán necesarios si las cuestiones pendientes implican papeles y facturas que organizar, unos calcetines que coser, un aparato que reparar, o cualquier otra cosa que esté físicamente visible en tu entorno.
Un bloc de notas, un cuaderno, una agenda o notas adhesivas, te servirán para recolectar ideas, aportes o cosas pendientes que debes hacer.
Si eres una persona que prefiere lo digital, podrías optar por tomar notas de voz en tu computadora, tableta o smartphone, enviarte un correo electrónico, un mensaje de texto o instalar alguna “app” de tu preferencia.
Evita tener demasiados sitios de recolección, emplea únicamente los que tengas la certeza de poder gestionar, y asegúrate de que siempre haya uno a mano para que nada que venga a tu mente quede sin gestionar.
Por otro lado, ocúpate de revisar y vaciar tus contenedores (físicos y virtuales) periódicamente. Pues, si no lo haces, lo único que habrás logrado es amontonar todas las cosas en un lugar distinto.
¡No te preocupes! Para eso, tenemos las siguientes fases del proceso.
2. Clarificar
Procesa lo que cada una de las cosas que has recolectado significa.
Para determinar claramente la relevancia y sentido de cada una de las cuestiones que hemos traído a la mesa, es indispensable, plantearnos las siguientes preguntas:
¿Qué es esto?
Aunque parece una pregunta innecesaria, se vuelve vital a la hora de determinar la relevancia de la existencia de aquello en nuestra lista de cosas que hacer.
Por ejemplo:
Un volante publicitario de alguna compañía que nos llegó por casualidad, la carta de nuestro banco ofertando un nuevo servicio a todos sus clientes, entre otros pendientes, pueden ser solo una pila de cosas, sin sentido, que no tiene objeto incluir en nuestros planes futuros.
Entonces, una vez que hemos identificado esa “cosa”, la pregunta que corresponde es:
¿Requiere una acción de mi parte?
Si la respuesta es no, decide si el objeto, documento o idea debe ir a parar en uno de estos lugares:
- La basura,
- El tacho para el reciclaje,
- Un contenedor para cosas que quisieras hacer algún día.
Ahora, si tu contestación es sí, ponte en marcha de inmediato.
¿La tarea que tienes enfrente te tomaría menos de 2 minutos?, ejecútala enseguida.
Si, por el contrario, es una tarea que tomará más tiempo, analiza la posibilidad de delegarla o diferirla.
Cuando la opción es delegar, simplemente tendrás que estar atenta, o atento, al cumplimiento oportuno de la tarea y realizar los pedidos y acciones necesarias para la delegación.
Pero, si la opción es diferirla, deberás incluir una fecha en tu calendario para su cumplimiento, y si es una actividad que va a requerir más de un paso, crea un proyecto que contemple las correspondientes acciones a emprender.
Procura que las actividades propuestas sean específicas y factibles.
Agrega toda la información necesaria, para que lo que tienes que hacer te quede claro con una sola mirada, sin necesidad de otras referencias.
Por ejemplo:
Si la actividad que debes hacer es: “llamar a mi hermana”. Incluye el motivo por el cual lo haces o las cosas que quisieras tratar en esta llamada. Podría ser: “llamar a mi hermana para organizar la salida del miércoles.”
3. Organizar
Coloca todo en donde pertenece.
Esta etapa del proceso ocurrirá paralelamente a la de clarificar. Pues, una vez que tengas claro qué es lo que debes hacer con el contenido que has reunido, debes colocarlo en el sitio correspondiente.
Sin embargo, te resultará muy valioso pensar en este paso como una acción independiente. Pues, así no olvidarás que es necesario realizar acciones para cada una de las cosas que vayas ordenando.
Por ejemplo:
Recordarás incluir las citas o acciones de un solo paso en tu calendario, con fecha y hora de ejecución, y añadirás cualquier comentario o información de referencia.
Harás un listado de proyectos que requieren más de una actividad para ser conseguidos y podrás crear un registro de los pasos que debes dar para avanzar en cada uno de ellos.
Mantendrás un archivo para hacer seguimiento a todas las tareas que has delegado.
4. Reflexionar
Revisa tus hallazgos frecuentemente.
Actualizar los contenidos en tu sistema semanalmente, te ayudará a vaciar la mente, ganar control y aumentar el enfoque.
Ocúpate de vaciar tus contenedores e incluir nuevas ideas y tareas con sus respectivos detalles.
Tacha las labores que ya has ejecutado y define tus próximas acciones.
¿Has hecho seguimiento de todas las misiones que delegaste? ¿Quieres incluir alguna idea de la lista de espera a los proyectos? ¿Has cumplido con todas las citas con las que te comprometiste? ¿Hay algo que tengas que mejorar o reorganizar?
Simplemente, revisa, actualiza y corrige el rumbo si es necesario.
5. Comprometerse
Simplemente hazlo.
Ahora que tienes un mapa mucho más claro de todo lo que ronda tu vida personal y profesional. Puedes sentarte con cabeza fría y decidir por dónde empezarás, tomando en cuenta los 4 factores que propone la metodología:
El contexto, el lugar o circunstancia en el que harás las tareas.
El tiempo disponible para hacer las acciones que te has propuesto, tomando en cuenta tu agenda y aquellas cosas que forman parte de tu día, pero que dependen de terceros, como por ejemplo reuniones de trabajo.
La energía disponible con la que cuentas en el día, ¿es mejor colocar esta labor en la mañana o en la tarde? ¿Requiere de mucha energía de tu parte o te será sencillo ejecutarla?
El nivel de prioridad que tenga, ¿cuál de todas las actividades que tienes en el plato, impulsará más el objetivo que quieres alcanzar? O como propone Gary Keller en su libro The One Thing (La única cosa): ¿Cuál es esa ÚNICA COSA que, si la haces, hará que todo lo demás resulte más fácil o innecesario?
Accede a tu intuición, confía en tu juicio, elige y acciona.
Gracias por leerme, ¡vamos a la acción!
¿Te atreves a probar el método GTD?, ¿Cuándo empiezas?
Ponla en marcha y comparte tu experiencia en los comentarios.
Será un placer leerte.
Autora:
Cristina Navarrete Landázuri (Cris Del Viento)
Coach ontológico y escritora.
Fundadora de El Refugio del Artista.
Redactora en Axon Training.
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