AXON TRAININGEn este artículo encontrarás una breve reseña sobre 8 ladrones de tiempo que podrían estar impidiendo que logres tus objetivos y mejores tu productividad.
¿Has oído hablar de los ladrones de tiempo?
Si no has escuchado sobre su existencia, de seguro los has sentido y has experimentado sus efectos sin darte cuenta.
Cuando hablamos de la gestión del tiempo, a menudo pensamos en encontrar la fórmula para alargar el tiempo, ralentizarlo o simplemente detenerlo para lograr hacer todas las cosas que hemos metido a presión en nuestra agenda diaria.
El hecho es que, el tiempo lineal, es simplemente una invención humana creada con la buena intención de entender el cambio de las estaciones, las épocas oportunas para sembrar o cosechar, organizar las actividades, poner límites a los momentos de trabajo y descanso, entre otras bondades.
Sin embargo, esta magnitud física con la que se mide la duración de una acción o la separación entre un acontecimiento y otro, será siempre relativa. Pues, cuando sea medianoche en tu país, es muy probable que en otro lugar sea apenas mediodía.
Como puedes darte cuenta el tiempo, como tal, es intangible. No lo puedes detener, adelantar o retroceder, simplemente está ahí.
Entonces, ¿Qué estamos gestionando en realidad?
El hecho es que, aunque la incapacidad de controlar el tiempo puede resultar desesperante, hay muchas cosas más en nuestro entorno que sí están en nuestras manos, y es acerca de una de ellas que quiero hablarte hoy: los ladrones de tiempo.
Los ladrones de tiempo son un contundente adversario a la hora de hablar de productividad. Estoy segura de que si los mantienes a raya, el avance hacia tus metas mejorará de manera exponencial, sin sacrificar tu vida ni tu integridad.
Imagínate que estos terribles rivales pueden reducir en más de un 50% nuestras horas efectivas de trabajo, afectar nuestra capacidad de concentración y atención, retrasar la consecución de nuestras metas e incluso afectar nuestros niveles de energía, salud y relaciones interpersonales.
Estos malhechores pueden ser internos o externos. A qué me refiero:
Los ladrones externos son aquellas cosas y circunstancias que están fuera de nuestro control, aquello que depende de otras personas y del entorno.
Los ladrones internos son cuestiones individuales de cada persona, que se manifiestan en nuestras conductas, estilo de planificación y formas de gestionar las tareas.
Y, ¿Cuáles son esos ladrones de tiempo?
Aquí tienes una lista de los 8 ladrones del tiempo más comunes, para que los conozcas, los identifiques y los erradiques lo más pronto posible de tu vida:
Ladrones de tiempo externos:
1. Las interrupciones
Este ladrón del tiempo es uno que no puedes perder de vista, pues seguramente está presente en más de un momento de tu día.
Las interrupciones se refieren, entre otras cosas, a esa visita no pactada, llamada inesperada o petición de ayuda, que llega de improviso.
Estas causan que abandones tus labores, que pierdas la concentración y que te cueste un tiempo y esfuerzo volver a enfocarte en la tarea en cuestión.
Sabiendo que en el día a día puede surgir más de una perturbación, es importante que las tengas presentes para poder afrontarlas de una manera adecuada y saludable.
Por eso, para prevenir estas situaciones es crucial que establezcas límites con tu entorno, ya sea laboral o personal, dialogando de manera asertiva y no violenta con las personas a tu alrededor al respecto de horarios y requerimientos para realizar tus actividades.
Además, puedes colocarte audífonos con música de tu preferencia para trabajar, poner el teléfono en modo silencioso o modo avión en determinados momentos que requieran de mucha atención, cerrar la puerta de tu oficina (si la tienes) u otras estrategias que te ayuden a mantener el foco.
En caso de que la interrupción se presente, evalúa la situación y determina si requiere tu atención inmediata o si puedes pactar otro momento para atenderla, siempre haciéndolo desde un lugar de respeto, asertividad y compasión por las necesidades propias y del otro.
2. Las notificaciones
Aunque podría decirse que son un tipo de interrupciones, vale la pena mencionarlas independientemente, porque pueden convertirse por sí solas en una terrible amenaza para nuestra productividad.
Contrario a las interrupciones, que en algunos casos pueden ser emergencias reales, muy pocas veces los correos electrónicos o las notificaciones de redes sociales tienen el carácter de urgentes.
¡Piérdele el miedo a desconectarte! Si mantienes tu atención constantemente en las notificaciones de redes sociales que llegan cada 5 minutos a tu teléfono móvil y además, tienes tu correo electrónico abierto todo el tiempo en el ordenador, tendrás la tentación de revisar lo que sucede y contestar a cada mensaje que te llegue.
En la medida de lo posible, desactiva las notificaciones de tus redes sociales, cierra el correo electrónico, y asigna dos o tres momentos al día para visitar el correo y las redes sociales, establece un tiempo prudente para ello, y respétalo.
3. Las reuniones
Las reuniones son inevitables cuando trabajamos con otras personas, sin embargo, pueden robarle mucho a tu día cuando son innecesarias o no planificadas.
Para evitar que una reunión se convierta en una ladrona de tiempo, es importante tener en cuenta 3 elementos básicos:
1. La estructura. Todo encuentro debe tener una hora de inicio y de cierre. Por ello, debe existir una agenda de temas a tratar y, en lo posible, no deben exceder de tres temas por sesión. Siempre debe haber un espacio de clausura que contemple las conclusiones y que brinde claridad sobre las responsabilidades y tareas a ejecutar por cada persona.
2. El contenido. Todos los asistentes deben tener claro el tema que se abordará en la reunión. En caso de que surjan otros asuntos en medio de la jornada, lo ideal es invitar a los participantes a tratarlos en otro momento o en una nueva reunión dedicada para ello.
Debes recordar que una reunión de trabajo no puede convertirse en una actividad social, un monólogo o una discusión sin fin.
3. La relevancia. No organices una reunión para tratar algo que pueda ser resuelto mediante un correo electrónico. Utiliza la tecnología para generar espacios de diálogo (videoconferencias) y ahorrarle tiempo a las personas, no siempre es necesaria la presencialidad.
Por otro lado, cuida de invitar a las personas indicadas, si alguien asiste a una reunión en la que no podrá aportar, le robamos su tiempo y causamos una incomodidad innecesaria.
4. Las emergencias
Las crisis y emergencias son situaciones disruptivas que llegan sin que las hayamos invitado. A su vez, requerirán que dejemos todo en pausa y que les dediquemos nuestra atención inmediata.
La cuestión es que, algunas veces, estas circunstancias son el resultado de algo que hicimos o dejamos de hacer en el pasado; es en ese momento en el que se convierten en ladrones de tiempo.
Por eso, el secreto está en evitar que una tarea normal se convierta en una crisis, en “prevenir antes que lamentar”.
Pero, ¿cómo lo hacemos?
Aunque no existe una receta infalible, un buen punto de partida es definir claramente nuestras metas y objetivos, mejorar y revisar constantemente nuestras estrategias de organización y planificación, tomar decisiones oportunas e informadas, adoptar un estilo de comunicación asertiva y no violenta, entre otras estrategias.
Ladrones de tiempo internos:
5. La desorganización personal
La ausencia de una planificación adecuada, la falta de claridad en los objetivos y metas; y una priorización ineficiente, hacen que pierdas tu día en medio de la confusión, las tareas a medias, el multitasking y las urgencias.
Para evitar la improvisación y los retrasos en el cumplimiento de tus tareas a corto, mediano y largo plazo, es indispensable que organices tu vida, tanto profesional como personal, para que no pierdas de vista ningún detalle importante.
Dedica un espacio en tu agenda para planificar, organizar y priorizar tus actividades cotidianas. Elige el método de organización que más se ajuste a tus necesidades, objetivos y forma de ser.
Si estás dando tus primeros pasos, en las siguientes notas podrás encontrar algunas herramientas que te serán de utilidad:
Gestiona tu tiempo de manera efectiva
El kaizen aplicado a la transformación personal
Time Blocking, la mejor técnica para aumentar tu productividad
6. No tomar decisiones
Aunque no lo creas, cuando evitamos tomar una decisión también estamos decidiendo.
Decidimos no asumir la responsabilidad de lo que suceda, poner nuestro destino en manos de otras personas o simplemente abandonarnos a las consecuencias de cualquier situación, “haciéndonos de la vista gorda”.
Por eso, es indispensable que te des cuenta de que, al evitar tomar decisiones, estás entregando tu poder y tu destino a otras personas, sus criterios y valores. O, simplemente, estás permitiendo que las cosas pasen en tu vida, como si no tuvieras injerencia alguna.
Sé que tomar decisiones que pueden cambiar el rumbo de tu vida y el de otros es algo desafiante e incluso, en algunas ocasiones, aterrador. Por esa razón, a continuación te dejo un par de notas que de seguro te encantarán, si es que tomar decisiones te pone los pelos de punta:
¿Te cuesta tomar decisiones? Deja que te demos una mano
Cómo tomar mejores decisiones: 5 recomendaciones para lograrlo
7. No saber decir que NO
¿Cuántas veces has dicho que sí, cuando quieres decir que no?
No te sientas mal, nos pasa a más personas de las que puedes imaginar.
En muchos casos aceptamos peticiones, sabiendo a ciencia cierta que estamos a tope de tareas, que no podemos afrontarlo o que simplemente nos desagrada hacer lo que nos piden, ya sea porque no queremos decepcionar a otras personas, porque tememos que piensen que no somos capaces o porque, simplemente, aprendimos que decir que NO, no era una opción.
A pesar de que la palabra NO tiene muy mala prensa en diversas esferas de nuestra sociedad, es un término que no solamente puede mejorar tu productividad y la calidad de tus relaciones, sino que incluso, puede salvarte la vida y cuidar de tu salud.
Acepta las peticiones que honestamente puedas atender, sin atentar contra tu salud, tus valores y tus objetivos personales.
Si decir que NO es un verdadero reto para ti, te invito a leer el artículo: Aprendiendo a decir que NO, estoy segura de que te traerá mucha luz.
8. Aplazar tareas
Dejar una labor para otro momento, ya sea porque nos parece aburrida, tediosa, estresante o en extremo desafiante, es un peligroso ladrón de tiempo.
Todo aquello que se va acumulando en tu lista de cosas pendientes es un peligro latente para tu organización personal y en un momento dado puede convertirse, no solamente, en un obstáculo para cumplir con tus tiempos y lograr tus metas, sino en una emergencia, un gran incendio que apagar.
Haz todas esas cosas cuanto antes, inclúyelas lo más pronto posible en tu agenda y libérate del estrés y la culpa que te generan.
Si te está costando hacerlas, aunque le pones voluntad al asunto, esta es la nota ideal para ti: ¿Procrastinación? ¿Existe esa palabra? Ya verás que después de leerla sentirás alivio y verás posibilidad.
Ahora que ya conoces a estos enemigos silenciosos, estoy segura de que no perderás más tiempo y empezarás a neutralizarlos.
¿Cuál será el primero que dejarás fuera de tu vida?
Cuéntanos.
Siempre es un placer leerte y compartir aprendizajes.
Autora:
Cristina Navarrete Landázuri (Cris Del Viento)
Coach ontológico y escritora.
Fundadora de El Refugio del Artista.
Redactora en Axon Training.
Dejar comentario