4 estrategias para gestionar tu tiempo

En este artículo encontrarás 4 recomendaciones para gestionar tu tiempo como un profesional y reclamar ese momento libre que tanto necesitas. 

Estoy segura de que hasta hoy has aprendido más de una manera, truco o estrategia para organizar tu día, gestionar tu tiempo y ganarle minutos a la jornada.

Y, sin importar si los aprendiste en una formación, en un video, en un libro, de una persona cercana, o incluso, en nuestro blog, te habrás dado cuenta de que tener en mente la teoría, es pan comido, pero poner los aprendizajes en práctica, eso es otra historia. 

Muchas veces tenemos la cabeza llena de conocimientos interesantes que nos entusiasman, y casi, casi, podemos vernos disfrutando de la vida que tendríamos si los pusiéramos en práctica, pero unos minutos más tarde nos encontramos atrapadas, en las urgencias y en la confusión del día a día. 

Por eso, hoy quiero proponerte que tomes la decisión de ponerte en marcha. Aunque sea dando pasos pequeñitos, que te pongas el sombrero de ser tu propia jefa, tu propio jefe, y que tomes las riendas de tu día. 

Y ¿Cómo lo hago? Te preguntarás…

Para facilitarte ese primer paso, hoy te traigo 4 estrategias para gestionar tu tiempo, que te permitirán encaminarte a esa libertad tan anhelada: 

1. Date un respiro

¿Has oído hablar de los tiempos de descanso? 

La primera tarea para liberar tu agenda, no es, solamente, agendar momentos en tu día para descansar y hacer actividades recreativas que te ayuden a recuperar tu energía, sino que, también, deberás ocuparte de dejar un tiempo de gracia, un espacio flexible, entre un bloque de trabajo y otro. 

De qué estoy hablando…

Por lo general, pensamos que las cosas nos tomarán mucho menos tiempo del que realmente requieren. Por eso, si calculas que una tarea te llevará dos horas, añade un espacio libre de al menos 30 minutos, antes de incluir una nueva actividad.

¿Para qué hacer eso?

Bueno, considerando que, a lo mejor, subestimes el tiempo que te llevará la ejecución de lo que te propusiste, que debas ir al baño, o que necesites ir por un vaso de agua, esos minutos adicionales te darán un respiro y la posibilidad de completar la tarea. 

Ahora, si vas a una reunión, sin importar si es virtual o presencial, toma en cuenta que siempre hay un período previo que deberás ocupar para llegar a ella, y otro adicional para volver a tus actividades habituales. Es decir, incluye en tu agenda algunos minutos extra para prepararte y otros para retomar tu siguiente tarea.  

Cuando planifiques, agrega espacios flexibles, tiempos de descanso y de gracia para gestionar mejor tu tiempo. Piensa en tu yo del futuro, ese que ejecutará todo lo que apuntes. Si le añades algo de aire a su agenda, de seguro te lo agradecerá y tus días serán más productivos y, notablemente, menos agotadores.

2. Organízate mejor para gestionar tu tiempo

Cuando nuestros días son muy agitados, añadirle algo más a todo lo que tenemos que hacer puede sentirse como una verdadera carga. Sin embargo, si logras introducir un tiempo para la organización en tu agenda, los resultados, sin duda alguna, te aliviarán.

“¡Organízate!” Se dice fácil, pero lograr ponerle orden a las cosas tiene que ver con un cambio de hábitos y una transformación del estilo de vida. 

¿Alguna vez has perdido una considerable cantidad de tiempo buscando las llaves de la casa o del auto?

¿No sabes en dónde dejaste tus sandalias, o en dónde quedó tu bolso?

Muchas personas estamos tan inmersas en las responsabilidades diarias que, según los estándares establecidos, “sí son importantes”, que dejamos de lado aquello que parece superfluo, como el lugar en donde colocamos las cosas que ocupamos a diario, o el estado del escritorio de nuestro computador.

Por eso, al principio puede parecer que las tareas de organización, solamente te quitan tiempo para ejecutar aquellas acciones que consideras prioritarias. Pero, a medida que las vayas incorporando en tu vida, se volverán nuevos hábitos que te permitirán ahorrar, optimizar y gestionar mejor tu tiempo.

No tienes que emprender una tarea titánica, tratando de ordenar toda tu casa de un solo tirón, o pretendiendo revisar en un solo día esos cientos, por no decir miles, de correos electrónicos pendientes de lectura, que has ido postergando, y que hacen de tu bandeja de entrada una historia sin fin.

Empieza por algo sencillo

Asígnale un sitio fijo a las llaves de la casa, la oficina y el auto, y comprométete a colocarlas en su lugar todos los días.  

Aplica la misma estrategia para los archivos del ordenador. Crea un sistema de archivo que resulte sencillo para ti y guarda los nuevos documentos en la ubicación correcta.

Podrías empezar creando carpetas y subcarpetas cuyos nombres te permitan reconocer con facilidad de que se tratan los documentos que ahí guardas.

Si no tienes claro por dónde empezar, a lo mejor estas preguntas te ayuden al respecto:

¿Cómo accedes normalmente a la información?

¿Necesitas que los archivos estén compilados por temas, por proyectos, por fechas de elaboración, por nombres de clientes?

Dedícale al menos 30 minutos diarios a trasladar los antiguos documentos a las carpetas correctas. Empieza por los archivos que están en el escritorio del ordenador, déjalo limpio, y luego continúa con el resto de la información.

Y si de organizar tu bandeja de entrada se trata, para empezar, asigna otros 30 minutos a revisar cuáles son esas newsletters, blogs o páginas, a las que te has suscrito por alguna situación puntual y que ahora te inundan con información que solo sirve para aturdirte.

Date de baja de su boletín, borra los correos que hayas recibido de esa dirección, y pronto verás como el volumen de mensajes empieza a descender.

Cuando hayas terminado con los correos inútiles, utiliza esos 30 minutos para desalojar aquellas cosas que sí tienes que atender, archiva lo que tengas que archivar, responde lo que debas responder y borra lo que ya no te sirve. 

No desesperes, ni pierdas la paciencia. Estas tareas, que en apariencia son tediosas, terminarán siendo tus grandes aliadas a la hora de mejorar la productividad y ganarle horas a la vida.

3. Aprovecha al máximo los tiempos muertos

Es inevitable que el tiempo pase mientras nos trasladamos de un lugar a otro, hacemos la fila del supermercado o esperamos para una cita médica.

Entonces, en lugar de resignarte a las largas esperas y la sensación de frustración que estas pueden ocasionar, haz algo que te ayude a avanzar en tus objetivos durante estos momentos.  

Por ejemplo:

Si piensas que te falta tiempo para el autocuidado, y para hacer las cosas que te gustan, lleva contigo ese libro que te mueres por leer hace meses, una bitácora para escribir ese proyecto que tienes pendiente o (si estás en un sitio seguro) saca tu teléfono y ponte a escuchar ese podcast que tanto te gusta y que has dejado de lado por las exigencias del trabajo. Elige lo que más se ajuste a tus necesidades. 

Convierte ese tiempo que parecería perdido, en tiempo productivo, de esta manera no solo le ganarás horas al día, sino que anularás esas sensaciones de molestia y frustración que suelen acompañar a las largas esperas y trámites cotidianos.

4. Menos es más para gestionar tu tiempo

“Haz lo menos posible”. Aunque esta frase te puede sonar a dejadez, vagancia o quemeimportismo, mientras más quieras cargar sobre tus hombros, más pesada se hará la mochila, y más lento avanzarás hacia tus objetivos.

Es muy probable que me hayas oído hablar de aquella icónica pregunta propuesta por Gary Keller en su libro The One Thing (la única cosa):

“¿Cuál es esa única cosa que, al hacerla, permitirá que todo lo demás resulte más fácil o innecesario?” (traducción libre para este artículo)

O quizá hayas escuchado sobre la Ley o Principio de Pareto, que se conoce más coloquialmente como la regla del 80/20.

Si no es así, te pongo en contexto. Este principio fue propuesto por Vilfredo Federico Damaso Pareto, economista y sociólogo del siglo XIX, quien al observar las dinámicas de la economía en su entorno, se dio cuenta de que el 80% de la riqueza estaba en manos del 20% de la población.

Con el objetivo de verificar su investigación, aplicó este principio en otros ámbitos de la vida, en los que pudo notar que, frecuentemente, se repetía este desbalance entre las entradas y salidas de un proceso, entre la energía invertida y los resultados alcanzados.

A través de la historia, se ha puesto a prueba esta singular regla en diferentes áreas de la vida humana, pudiendo aplicarla efectivamente en temas como: la planificación, la gestión del tiempo, el establecimiento de metas y la mejora de la productividad, entre otros campos de acción.

Para que lo identifiques en tu vida cotidiana, te ofrezco algunos ejemplos para tener en cuenta:

• El 80% del tiempo usamos, únicamente, el 20% de las prendas de vestir con las que contamos.
• El 80% del tiempo utilizamos, solamente, el 20% de las aplicaciones que mantenemos en nuestro teléfono. 
• El 20% de las acciones que ejecutamos a diario, son las que generan el 80% de los resultados. 
• El 80% de las interacciones que tenemos mediante redes sociales u otros medios de comunicación, las realizamos, exclusivamente, con el 20% de nuestros contactos.

Cómo podrás darte cuenta, si aplicamos este principio a la gestión de tiempo, la clave está en descubrir cuál es ese 20% de acciones que podrían generar el 80% de tus resultados, y aquellas que solo te roban tiempo, pero no contribuyen al logro de tus metas. 

Para eso, podrías empezar por preguntarte sobre esa única cosa, y cuando la detectes, sabrás, sin lugar a dudas, cuáles actividades priorizar, conservar o desechar para recuperar tu tiempo.  

Incluye un espacio de evaluación. Así, te darás cuenta de las tareas que te dan mejores resultados y que debes conservar, y de aquellas que obstaculizan tus avances y que es hora de soltar.

Llegamos al final de este viaje, si me leíste hasta aquí es porque quieres comprometerte con organizar tu vida y avanzar en tus proyectos, por eso, te pregunto: 

¿Cuál es la primera estrategia que pondrás en marcha para gestionar tu tiempo e impulsar el logro de tus metas?

Anímate a compartir, será un gusto leerte.

Autora:

Cristina Navarrete Landázuri (Cris Del Viento)

Coach ontológico y escritora

Fundadora de El Refugio del Artista

Redactora en Axon Training